一、总则
经济管理学院公章是经济管理学院活动中行使职权的重要凭证和工具，为规范经济管理学院公章的管理和使用，特制定本办法。
二、公章的管理
（一）经济管理学院公章由经济管理学院指定专人负责保管，保管人员应具备较高的政治素质和责任心，妥善保管公章及相关印鉴材料，确保公章存放安全。若公章出现问题，公章管理人员要及时向经济管理学院负责人报告。
（二）公章应存放在专门的保险柜或带锁的抽屉中，使用时应随用随取，用毕及时放回原处锁好，以免丢失或被他人随意使用。
（三）公章必须在经济管理学院综合办公室内使用，绝不可携出经济管理学院以外使用；如特殊情况需外带使用的，应经经济管理学院负责人批准，并派公章管理人员现场司印。
（四）公章管理人员应认真负责、遵章守纪、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。公章使用完成后，公章管理人员应如实记录所管公章的用印日期、种类、事由、数量、经办人及其他需要说明的事项，一事一号进行编码，立卷留存相关申请表单、登记册本、电子记录等材料。
上述材料保存期限根据档案管理相关规定执行。
（五）确因特殊情况需要转由他人保管或使用时，必须报请经济管理学院负责人同意后方能转交，并做好交接记录，确保公章管理的连续性。
三、公章的使用
（一）公章主要用于校内工作联系。如确需对外用印，应严格履行审批手续，经济管理学院提出申请，经分管校领导审批同意后用印；对外使用仅限于与学院工作相关的业务性联系或其他学校授权可以用印的事项。
（二）使用公章，应遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行“先审批后用印、谁经办谁首责、谁审批谁负责”，具体用印程序如下：
1. 一般事项用印。由教师或辅导员提交申请，经经济管理学院负责人审批同意后方可用印。其中，经济管理学院负责人认为需要提交分管校领导审批的，应经分管校领导审批同意后用印。
2. 例行事项用印。日常工作中长期存在、需大量使用公章的事项，按照“一事项一授权”的原则，经经济管理学院负责人书面授权，在经济管理学院综合办公室备案后，在被授权的范围内，经分团委书记或辅导员同意后用印。
3. 重大事项用印。由经济管理学院报相关议事决策机构审议，经分管校领导、学校主要领导审批同意后方可用印。
（三）公章使用申请采取办公系统申请为主、纸质申请为辅的形式，申请人应按要求填写《山西科技学院（经济管理学院）用印审批表》，并在《山西科技学院（经济管理学院）公章使用登记表》进行登记，方可用章。
（四）公章管理人员应核对用印材料及申请审批情况的一致性，如用印内容较为重要的，应报经济管理学院负责人审查后方可用印。申请审批手续及流程不齐全的，一律不得用印。
（五）经济管理学院各部门、教研室主任、分团委书记及辅导员是公章申请使用的第一责任人，负责审核用印材料的真实性、合规性和安全性。
（六）有下列情况之一的，不予用印：
1. 未经规定程序审核批准或超越、滥用批准权限；
2. 内容不完整、不真实、不准确，存在明显瑕疵的；
3. 申请事由与经济管理学院工作无直接关系的；
4. 在空白介绍信、证件、证书或纸张上用印的；
5. 其他情形。
（七）公章使用过程中出现印迹扭曲、模糊等不规范的情况，原则上应另行制作材料，重新规范用印，并收回原材料，统一销毁处理。
（八）经济管理学院内部用章
经济管理学院综合办公室、各专业教研室、分团委发文或开具各种证明和公函应持经济管理学院负责人签发的原件，方可用章。
（九）学生证明用章
1. 学生成绩证明用章
(1)在校学生因出国深造、毕业找工作等原因需要在成绩单上加盖学院公章的，由辅导员审核无误后，方可加盖公章。
(2)往届毕业学生需要学院出具成绩单或成绩证明的，应先复印本人成绩单，由教务部学籍科审核无误后，经教务部负责人签字，方可加盖公章。
2. 学生在校证明用章
学生在校证明需加盖学院公章时，由辅导员审核无误后提交申请，经经济管理学院负责人审批同意后方可用印。
如因参加各种考试或竞赛报名等办理人数较多时，原则上应以班级为单位汇总，指定专人按以上要求统一办理，同时须另附上有关人员名单加盖公章交经济管理学院综合办公室留存备案。
3. 学生学历证明用章
往届已毕业学生需开具学历证明或在学历相关证明材料一般应加盖学校公章，确实需要加盖学院公章的，由教务部学籍科审核无误后，经教务部负责人签字，再经经济管理学院负责人审批后方可盖章。
4. 其他学生证明用章
在校或已毕业学生开具其他证明需加盖经济管理学院公章的，由该项工作负责单位相关工作人员审核无误后，经经济管理学院负责人签字，方可盖章。
（十）教师用章
我院教师申报职称、各种奖项和课题等相关材料上需加盖二级学院公章的，材料相关的教研室主任审核无误后，报经经济管理学院负责人审核后，方可盖章。
（十一）其他用章
因其它情况需要用章的，经经济管理学院负责人签字后，持完整资料，方可盖章。仅持盖章页不予用印。
（十二）线上申请用章
若使用企业微信工作台中发起用章审批流程，详细填写用章事项、用章文件名称、用章份数、申请人姓名、部门、联系方式、申请日期等信息，并上传相关用章文件完整资料，添加相关负责人员依次审批。
四、责任
任何人员必须严格依照本办法规定程序使用公章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。
违反本办法使用公章，给经济管理学院及学校造成损失的，将追究当事人责任。
五、附则
本办法从2025年1月1日开始实施。
本办法解释权归经济管理学院。
附件：1.山西科技学院（经济管理学院）用印审批表
2.山西科技学院（经济管理学院）公章使用登记表
3.山西科技学院（经济管理学院）“一事项一授权”用印授权书
